Zentrales elektronisches Akten- und Dokumentenmanagementsystem für die BAföG-Ämter (kurz: E-Akte)

Gegenstand der Ausschreibung ist die Bereitstellung, Einführung, Integration und der Betrieb eines produktiv einsetzbaren, marktverfügbaren elektronischen Akten- und Dokumentenmanagementsystems (kurz "E-Akte") für BAföG-Ämter bei den Studierendenwerken bzw. Hochschulen als Software-as-a-Service-Lösung (SaaS). Eine vollständige Neuentwicklung ist nicht Gegenstand der Beschaffung. Die E-Akte muss eine einheitliche, medienbrucharme und nachvollziehbare elektronische Aktenführung für die Bearbeitung von Förderverfahren nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) ermöglichen. Führendes Fachverfahren für die BAföG-Sachbearbeitung bleibt Bafög21. Die E-Akte ergänzt dieses um die elektronische Akten- und Dokumentenführung. Eine funktionale Nachbildung der fachlichen BAföG-Bearbeitung ist nicht Gegenstand der Beschaffung. Für die Übernahme der Dokumente und der darin hinterlegten XML-Daten aus Bafög21 ist die von Bafög21 bereitgestellte CMIS-Schnittstelle zu nutzen. 1. Leistungen Die vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen umfassen insbesondere: - Bereitstellung der E-Akte als SaaS-Lösung einschließlich der hierfür erforderlichen technischen Infrastruktur - Anbindung des Fachverfahrens Bafög21 über die von Bafög21 bereitgestellte CMIS-Schnittstelle - Benötigte Konzeptionsarbeiten, z.B. für Aktenbezeichnung und -struktur - Einrichtung der Rollen- und Berechtigungsstruktur - Einführungsleistungen einschließlich Pilotierung, Schulung, Rolloutunterstützung sowie Test - Voraussichtlich Migration von bereits in digitaler Form vorliegenden Datenbeständen einzelner Studierendenwerke, die bereits ein eAkte-System nutzen - Umsetzung der erforderlichen Datenschutz- und Informationssicherheitsmaßnahmen für die Verarbeitung personenbezogener Daten einschließlich Sozialdaten - Betrieb, Wartung und Pflege, Updates, Releases und Sicherheitsupdates, Datensicherung und Wiederherstellung, Monitoring sowie Support- und Serviceleistungen im Rahmen des SaaS-Betriebs - Exit-Unterstützung bei Beendigung der Leistung 2. Funktionsanforderungen Die E-Akte muss voraussichtlich insbesondere folgende Funktionen unterstützen: Elektronische Aktenführung: strukturierte elektronische Akten entsprechend der Struktur Akte - Vorgang - Dokument, mit der Möglichkeit der Erstellung weiterer Zwischen- und Unterebenen; konfigurierbare Aktenzeichen- und Ordnungsstruktur; Dokumentenverwaltung mit integriertem Viewer, Versionierung sowie Schutz abgeschlossener Dokumente gegen unberechtigte Änderung oder Löschung. Dokumenteneingang: automatisierte Übernahme und Zuordnung der aus Bafög21 bereitgestellten Dokumente und Metadaten sowie die Möglichkeit für kontrollierte manuelle Nachbearbeitung und Zuordnung für nicht zuordbare Dokumente; Erzeugung bzw. Übernahme von PDF und PDF/A; revisionssichere Übernahme von E-Mails und deren Dateianlagen. Dokumentenausgang: nachvollziehbare Dokumentation des E-Mail-Versands mit Zuordnung zum jeweiligen Vorgang bzw. zur Akte, soweit der Versand unmittelbar aus dem Dokument heraus erfolgt und die versendete E-Mail automatisch abgelegt wird; kontrollierter Export einzelner Dokumente, Vorgänge oder Teilakten, insbesondere für Zwecke der Akteneinsicht. Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen: Zuordnung von Aufgaben zu Benutzern oder Organisationseinheiten mit verbindlichen Fälligkeits- und Wiedervorlageterminen sowie Fristenüberwachung. Elektronische Vorgangsbearbeitung: Weiterleitung von Vorgängen und Dokumenten zwischen berechtigten Beschäftigten sowie standardisierte Freigabeprozesse und Beteiligungen auf Basis konfigurierbarer Standardfunktionalitäten des angebotenen Systems. Die fachliche BAföG-Bearbeitung verbleibt im führenden Fachverfahren Bafög21. Recherche: performante Recherche über einzelne und kombinierte Metadaten, im Dokumenteninhalt (Volltextsuche) sowie kombiniert über Metadaten und Volltext, beschränkt auf Objekte innerhalb des jeweiligen Berechtigungsumfangs. Rollen, Berechtigungen und Datentrennung: differenziertes, rollenbasiertes Berechtigungssystem; strikte logische Trennung der Daten der abrufenden Parteien sowie der beteiligten Studierendenwerke bzw. Hochschulen; die E-Akte muss zugleich die Möglichkeit bieten, dass länderunabhängig alle Organisationseinheiten, die den Beschaffungsgegenstand nutzen, über einzeln vergebene Berechtigungen auf Fälle anderer Organisationseinheiten zugreifen können; zentrale Administration der Zugriffsrechte mit der Möglichkeit, administrative Teilaufgaben an dezentrale Fachadministratoren zu delegieren. Protokollierung und Nachvollziehbarkeit: revisionssichere und datenschutzkonforme Protokollierung relevanter Benutzer- und Systemaktionen, beschränkt auf den für Nachweis-, Sicherheits- und Betriebszwecke erforderlichen Umfang. Aufbewahrung, Löschung und Aussonderung: regelbasierte Aufbewahrungsfristen sowie kontrollierter, mehrstufiger Lösch- bzw. Aussonderungsprozess; Bereitstellung der Dokumente und Metadaten in plattformunabhängigen Standardformaten über eine flexible, exportfähige Schnittstellenarchitektur. Nutzerfreundlichkeit: Die Anwendung muss vollständig in deutscher Sprache zur Verfügung stehen, vollständig browserbasiert ausgeführt sein und eine intuitive, ergonomische sowie barrierefreie Bedienung gemäß den gesetzlichen Vorgaben (insbesondere BITV 2.0 / EN 301 549) ermöglichen. Der Auftraggeber behält sich vor, die Anforderungen im Laufe des Verfahrens zu präzisieren und anzupassen.

CPV-Code

72252000

Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber möglichst folgende Unterlagen vorlegen (bei Bewerbergemeinschaften jedes Mitglied): a) Eigenerklärung über die Eintragung in ein Berufsregister (Handelsregister oder Handwerksrolle oder ein vergleichbares Register des Herkunftslandes); b) Eigenerklärung, aus der hervorgeht, dass keine Ausschlussgründe im Sinne der §§ 123, 124 GWB vorliegen bzw. erfolgreiche Selbstreinigungsmaßnahmen im Sinne des § 125 GWB durchgeführt worden sind; c) Eigenerklärung, in welcher der Bewerber bestätigt, nicht zu den in Art. 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 16 der Verordnung (EU) 2025/2033 des Rates vom 23. Oktober 2025 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten Personen oder Unternehmen, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen, zu gehören; d) Bewerbergemeinschaften sollen zusätzlich eine Erklärung abgeben, aus der hervorgeht, dass kein Verstoß gegen das Kartellrecht vorliegt, und dass keine unzulässigen wettbewerbsbeschränkenden Absprachen getroffen wurden.

Losbezug: LOT-0001

Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber (bei Bewerbergemeinschaften jedes Mitglied) möglichst eine Eigenerklärung vorlegen, aus der hervorgeht, dass der Bewerber eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 3 Mio. EUR pro Schadensfall, 2-fach maximiert, unterhält oder im Falle der Auftragserteilung vor Leistungsbeginn abschließen wird.

Losbezug: LOT-0001

Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber (bei Bewerbergemeinschaften jedes Mitglied) möglichst eine Eigenerklärung über die Gesamtumsätze der letzten 3 Geschäftsjahre sowie über die in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren erwirtschafteten Umsätze mit Leistungen, die mit dem ausgeschriebenen Auftragsgegenstand vergleichbar (E-Akte für die öffentliche Verwaltung) sind, vorlegen.

Losbezug: LOT-0001

Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied) möglichst Referenzprojekte einreichen, die in den letzten 3 Jahren erfolgreich abgeschlossen wurden oder bei denen das Auftragsverhältnis zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung seit mehr als einem Jahr besteht und die Umsetzung noch andauert. Maßgeblich ist das Datum der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung. Die genannten Referenzen sollen in Art und Umfang mit den hier ausgeschriebenen Leistungen (E-Akte für die öffentliche Verwaltung) vergleichbar sein. Die Referenzen sollen möglichst folgende Angaben enthalten: Angaben zum Referenzgeber (Bewerber, Mitglied der Bewerbergemeinschaft, eignungsverleihendes Unternehmen), Auftraggeber (inkl. Kontaktdaten eines Ansprechpartners), Leistungszeitraum, Leistungsumfang, Auftragssumme, eingesetzte Technologien und zugrundeliegende Software sowie Umfang der betreuten Organisationseinheiten und Nutzer. Mit den Referenzen sollen die Bewerber insbesondere in den folgenden Bereichen Erfahrung nachweisen: - Einführung eines zentralen elektronischen Akten- und Dokumentenmanagementsystems, - SaaS-Betrieb und Support einer E-Akte, - Verarbeitung besonders schutzbedürftiger personenbezogener Daten und Sozialdaten, - Anbindung eines Fachverfahrens an die E-Akte, - Anbindung einer Software an die E-Akte über eine CMIS-Schnittstelle, - Zentrale Bereitstellung einer E-Akte für mehrere Organisationseinheiten. Das MWK wird die Referenzen gemäß Ziffer 2.1.4 im Rahmen des Rankings berücksichtigen. Sofern erforderlich, um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen, wird das MWK auch einschlägige Referenzen berücksichtigen, die mehr als 3 Jahre zurückliegen.

Losbezug: LOT-0001

Mit dem Teilnahmeantrag sollen die Bewerber (bei Bewerbergemeinschaften von mindestens einem Mitglied) möglichst eine Eigenerklärung vorlegen, aus der hervorgeht, welche Teile des Auftrags der Bewerber unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. Das MWK behält sich vor, im Laufe des Verfahrens eine Verpflichtungserklärung des vorgesehenen Nachunternehmers zu verlangen, dass dieser im Auftragsfall tatsächlich zur Verfügung steht.

Losbezug: LOT-0001