SAP HCM-Carve-Out und Transformation nach SuccessFactors sowie ergänzende Dienstleistungen

Die KVB beabsichtigt, ihre bestehende, auch für die Konzerngesellschaft KSG genutzte SAP-HCM-Landschaft im Wege eines Carve-outs abzulösen und auf SAP SuccessFactors als Full-Cloud-Lösung zu transformieren. Der Auftrag umfasst die Vorbereitungs-, Umsetzungs- und Betriebsphase, insbesondere Konzeption und Pflichtenhefterstellung, Implementierung, Konfiguration und Customizing, Datenmigration, Integration und Schnittstellenanpassung, Test, Schulung, Projektmanagement, Unterstützung des Change Managements, Go-live und Hypercare sowie die anschließende Unterstützung im Produktivbetrieb. Einzuführen sind insbesondere Employee Central, Employee Central Payroll, Time Tracking, Learning, Onboarding und WalkMe Premium for SuccessFactors. Einzubeziehen sind insbesondere SAP S/4HANA, SAP Integration Suite und SAP BW on HANA. Die erforderlichen SuccessFactors-Lizenzen sind bereits vorhanden und nicht Gegenstand des Auftrags. Ergänzend ist ein optionales Kontingent von bis zu 1.000 Personentagen (Höchst-/Schätzmenge) für ergänzende Dienstleistungen vorgesehen. Der vollständige Produktivbetrieb ist spätestens zum 01.06.2028 vorgesehen. Die Einzelheiten zum Leistungsumfang und zu den verbindlichen Anforderungen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung und den weiteren Vergabeunterlagen. Für die Angebotsphase gelten folgende verbindliche Mindestanforderungen beziehungsweise K.-o.-Kriterien: 1. Das für die Leistungserbringung eingesetzte Personal muss über fundierte bis langjährige, umfangreiche und tiefgehende Erfahrungen und Kenntnisse in Bezug auf SAP HCM und SuccessFactors verfügen. Der Bieter muss dies in seinem Angebot zusichern. 2. Der Bieter muss zusichern, dass die Leistungserbringung dem aktuellen Stand und den anerkannten Regeln der Technik sowie dem Grundsatz einer sinnvollen, zweckmäßigen und wirtschaftlichen Nutzung, auch hinsichtlich weiterer Kosten wie insbesondere der Betriebskosten, entspricht. Im begründeten Zweifelsfall ist die Einhaltung dieser Vorgaben auf Kosten des Auftragnehmers nachzuweisen. 3. Die Projektsprache ist Deutsch. Sämtliche Dokumentationen, Protokolle, Berichte, Planungs- und Schulungsunterlagen müssen vollständig in deutscher Sprache verfasst werden. Besprechungen, Workshops und Schulungen sind in deutscher Sprache durchzuführen. Das eingesetzte Fachpersonal muss die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen. Sofern Deutsch nicht die Muttersprache ist, wird mindestens ein deutsches Sprachdiplom der Stufe C1 nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen verlangt. 4. Sämtliche Mitarbeiter des Bieters einschließlich externer Unterauftragnehmer und freier Mitarbeiter müssen die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung einhalten. Der Bieter darf nur Personen einsetzen, für die eine schriftliche Einverständniserklärung zur Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung vorliegt. 5. Die angebotene Lösung muss insbesondere die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung, des Bundesdatenschutzgesetzes, der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff und der weiteren gesetzlichen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten erfüllen. 6. Abgeschlossene personalbezogene Vorgänge, Datenbestände, Dokumente und Nachweise dürfen erst nach Ablauf der jeweils geltenden gesetzlichen oder fachlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht oder archiviert werden. Der entsprechende Prozess muss gesetzeskonform und revisionssicher ausgestaltet sowie durch eine Verfahrensdokumentation dokumentiert werden. Die Nichterfüllung einer dieser Mindestanforderungen führt zum Ausschluss des Angebots. Die Einzel- und Unterkriterien, deren Gewichtung, die Bewertungsmethode einschließlich der Verknüpfung von Preis und Leistung, die Punkteskala, etwaige Mindestpunktzahlen sowie die einzureichenden Angaben und Nachweise werden den ausgewählten Bewerbern einheitlich mit der Aufforderung zur Abgabe des indikativen Erstangebots zur Verfügung gestellt. Sie konkretisieren den vorstehenden Zuschlagsrahmen.

CPV-Code

72263000

Gesamtumsatz: Vorlage einer Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens in EUR für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Sofern für das letzte Geschäftsjahr noch kein abgeschlossener Jahresabschluss vorliegt, sind die Umsätze der vorherigen drei Geschäftsjahre auszuweisen. Für Mitglieder einer Bewerber-/Bietergemeinschaft sind die Umsätze jeweils getrennt auszuweisen. Für die Angaben ist das Formblatt Anlage A3 zu verwenden. Umsatz im Tätigkeitsbereich: Vorlage einer Erklärung über den Umsatz des Unternehmens in dem Tätigkeitsbereich des zu vergebenden Auftrags in EUR für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Als Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags gelten insbesondere Umsätze aus Leistungen im Umfeld von SAP HCM und SAP SuccessFactors, insbesondere Beratung, Konzeption, Transformation, Implementierung, Migration, Integration, Betrieb, Support und Projektmanagement. Sofern für das letzte Geschäftsjahr noch kein abgeschlossener Jahresabschluss vorliegt, sind die Umsätze der vorherigen drei Geschäftsjahre auszuweisen. Für Mitglieder einer Bewerber-/Bietergemeinschaft sind die Umsätze jeweils getrennt auszuweisen. Für die Angaben ist das Formblatt Anlage A3 zu verwenden.

Losbezug: LOT-0001 E63198718

Gesamtbeschäftigtenzahl: Vorlage einer Erklärung über die durchschnittliche Gesamtbeschäftigtenzahl des Unternehmens in den jeweils letzten drei Geschäftsjahren. Für Mitglieder einer Bewerber-/Bietergemeinschaft sind die Zahlen jeweils getrennt auszuweisen. Für die Angaben ist das Formblatt Anlage A3 zu verwenden. Beschäftigtenzahl im Tätigkeitsbereich: Vorlage einer Erklärung über die durchschnittliche Anzahl der Beschäftigten des Unternehmens im Tätigkeitsbereich des zu vergebenden Auftrags in den jeweils letzten drei Geschäftsjahren. Für Mitglieder einer Bewerber-/Bietergemeinschaft sind die Zahlen jeweils getrennt auszuweisen. Für die Angaben ist das Formblatt Anlage A3 zu verwenden.

Losbezug: LOT-0001 E63198718

Zertifizierung: Nachweis eines gültigen, für den auftragsrelevanten Organisations- und Leistungsbereich geltenden Informationssicherheitsmanagementsystems nach ISO/IEC 27001 sowie eines Qualitätsmanagementsystems nach DIN EN ISO 9001 oder jeweils gleichwertiger Nachweise. Der Geltungsbereich des Nachweises muss die für die Auftragsausführung eingesetzten Organisationseinheiten, Standorte und Prozesse erfassen.

Losbezug: LOT-0001 E63198718

Versicherungen: Eigenerklärung zum Abschluss folgender Versicherungen: XX.1 Versicherungsnachweis Der AN ist verpflichtet, das Bestehen der nachfolgenden, aktuell gültigen Versicherungen zur Deckung seiner Haftung aus und im Zusammenhang mit den vertragsgegenständlichen Leistungen nachzuweisen: • Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von mindestens 5.000.000,00 EUR je Schadensfall, zweifach maximiert je Versicherungsjahr, für Personen-, Sach- und daraus resultierende Vermögensschäden. Der Versicherungsschutz muss auch die Haftung des AN für Schäden umfassen, die durch von ihm beauftragte Nachunternehmer oder sonstige Erfüllungsgehilfen verursacht werden. Der Selbstbehalt darf 5.000,00 EUR je Versicherungsfall nicht übersteigen. • IT-Vermögensschadenhaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von mindestens 5.000.000,00 EUR je Schadensfall, zweifach maximiert je Versicherungsjahr, für reine Vermögensschäden aus den vertragsgegenständlichen Leistungen. Der Versicherungsschutz muss insbesondere die vom AN übernommenen Beratungs-, Implementierungs-, Konfigurations-, Customizing-, Programmierungs-, Schnittstellen-, Datenmigrations-, Test- und Unterstützungsleistungen umfassen. Der Versicherungsschutz muss auch die Haftung des AN für Schäden umfassen, die durch von ihm beauftragte Nachunternehmer oder sonstige Erfüllungsgehilfen verursacht werden. Haftpflichtrisiken aus Datenschutz- und Informationssicherheitsverletzungen müssen entweder im Rahmen der IT-Vermögensschadenhaftpflichtversicherung oder durch eine gesonderte Cyberversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von mindestens 5.000.000,00 EUR je Schadensfall, zweifach maximiert je Versicherungsjahr, abgedeckt sein. Der Selbstbehalt darf 5.000,00 EUR je Versicherungsfall nicht übersteigen. Die entstehenden Kosten, insbesondere die Versicherungsprämien, für die vorgenannten Versicherungen hat der AN zu tragen. XX.2 Nachweis und Aufrechterhaltung des Versicherungsschutzes Spätestens zwölf Werktage nach Zuschlag hat der AN den Nachweis des Bestehens der vorgenannten Versicherungen durch Übergabe einer schriftlichen Versicherungsbestätigung seines Versicherers einschließlich des maßgeblichen Bedingungswerks vorzulegen. Aus der Versicherungsbestätigung müssen insbesondere die versicherten Tätigkeiten und Risiken, die Versicherungssummen, die Maximierung sowie die vereinbarten Selbstbehalte hervorgehen. Vor Übergabe der vorgenannten Nachweise hat der AN keinen Anspruch auf Vergütung. Sofern der AN den vereinbarten Versicherungsschutz nicht innerhalb der vorgenannten Frist nachweist oder die Aufrechterhaltung des Versicherungsschutzes trotz Mahnung nicht nachweist, ist der AG berechtigt, auf Kosten des AN eine entsprechende Deckung zu beschaffen oder den Vertrag alternativ aus wichtigem Grund zu kündigen. Der AN kann in diesem Fall nicht den Einwand der Unwirtschaftlichkeit des beschafften Ersatzdeckungsschutzes erheben. Der AN ist zur unverzüglichen schriftlichen Anzeige verpflichtet, wenn und soweit der geforderte Versicherungsschutz ganz oder teilweise fortfällt, eingeschränkt wird oder sich die Versicherungssummen, die Maximierung oder die Selbstbehalte zum Nachteil des AG verändern. Bei vollständigem oder teilweisem Fortfall der Deckung ist der AG berechtigt, auf Kosten des AN eine entsprechende Deckung zu beschaffen. Der AN kann auch in diesem Fall nicht den Einwand der Unwirtschaftlichkeit des beschafften Ersatzdeckungsschutzes erheben.

Losbezug: LOT-0001 E63198718

Referenzen: Vorlage von mindestens zwei Referenz(en) über früher ausgeführte Aufträge / Leistungen, die mit der ausgeschriebenen Leistung hinsichtlich Gegenstand und Umfang vergleichbar sind. Referenzaufträge dürfen nicht länger als fünf Jahre zurückliegen. Maßgeblich ist insoweit der Zeitpunkt der Produktivsetzung der Leistung bis zur Teilnahmefrist im Teilnahmewettbewerb dieses Verfahrens. Die Vergleichbarkeit einer Referenz erfordert, dass der Referenzauftrag mindestens die folgenden Merkmale aufweist bzw. zum Gegenstand hat: Erfolgreiche Transformation nach SAP SuccessFactors Employee Central samt Produktivsetzung In der Referenz sind folgende Angaben zu machen: Name und Adresse des jeweiligen Referenz-Auftraggebers, Kurzbeschreibung des Referenzprojekts, vertragliche Rolle des eigenen Unternehmens beim Referenzprojekt, aussagekräftige Beschreibung von Art und Umfang der (selbst) erbrachten Leistung, Angaben zu etwaigen (eigenen) Unterauftragnehmern, Beschreibung der Vergleichbarkeit des Projekts (wesentlichen Überschneidungen / Parallelen zur vorliegenden Ausschreibung) sowie der Dauer des Projekts. In den Referenzen soll ein Ansprechpartner genannt werden, der die Referenz bestätigen kann und befugt dazu ist, Angaben gegenüber der KVB zur Qualität der Leistungserbringung zu machen. Für die vorstehenden Angaben ist das Formblatt Anlage A3 zu verwenden. Bietet das Formblatt nicht ausreichend Platz für die entsprechenden Angaben, können die Angaben auch in einem separaten Dokument gemacht werden, wobei der jeweilige Bezug kenntlich zu machen ist. Es ist zulässig, dass mehr als die geforderte Anzahl an Referenzprojekten eingereicht wird. Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften muss aus der Referenz ersichtlich sein, welches ihrer Mitglieder die Referenzleistung erbracht hat. Auswahlkritierien: E8: Anzahl der Referenzprojekte über eine erfolgreiche Transformation nach SF EC, in denen zusätzlich EC Payroll unter Abbildung der in Deutschland geltenden steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Anforderungen erfolgreich produktiv gesetzt wurde. E9: Anzahl der Referenzprojekte über eine erfolgreiche Transformation nach SF EC, in denen zusätzlich EC Payroll oder alternativ H4S4 Payroll basierend auf dem TVöD oder eines vergleichbaren Spartentarifvertrags erfolgreich produktiv gesetzt wurde. E10: Anzahl der Referenzprojekte über eine erfolgreiche Transformation nach SF EC samt Produktivsetzung, in denen zusätzlich ein organisatorischer oder technischer Carve-out aus einer bestehenden SAP HCM-Systemlandschaft durchgeführt und mit einer Transformation oder Migration nach SAP SuccessFactors verbunden wurde. E11: Anzahl der Referenzprojekte über eine erfolgreiche Transformation nach SF EC samt Produktivsetzung, die zusätzlich jeweils mindestens 2.000 Mitarbeitende umfassten sowie deren Personal-, Organisations- oder Abrechnungsdaten Gegenstand der Implementierung oder Transformation waren. E12: Anzahl der Referenzprojekte über eine erfolgreiche Transformation nach SF EC samt Produktivsetzung, in denen zusätzlich die produktiv gesetzte SAP SuccessFactors-Lösung zum Ablauf der Teilnahmefrist seit mindestens sechs Monaten produktiv betrieben wird.

Losbezug: LOT-0001 E63198718

50%

Losbezug: LOT-0001 E63198718

50%

Losbezug: LOT-0001 E63198718

Es gelten die gesetzlichen und in den Vergabeunterlagen (Verfahrensbedingungen / Angebotsformblatt) geregelten Ausschlussgründe. Die Bieter haben die im Angebotsformblatt enthaltenen Eigen- / Verpflichtungserklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB, zu den EU-Sanktionen wegen des russischen Angriffskriegs auf die Ukraine sowie zur Einhaltung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes sowie des Supplier Code of Conduct der KVB abzugeben.