Ausschreibung der Druck- und Kopierlösungen für die Verwaltung und die Schulen der Stadt Greven

Sowohl die Stadtverwaltung als auch die Schulen der Stadt Greven sollen mit leistungsfähigen Multifunktionssystemen und Druckern sowie der für den Betrieb notwendigen Software für die Bearbeitung von S/W- und farbigen Aufträgen ausgestattet werden. Eine Anbindung fast aller Geräte an die jeweiligen Netze ist vorgesehen. Alle Systeme sollen im Rahmen eines Gesamtvertrags einschließlich Service und der erforderlichen Materialversorgung betrieben werden.

CPV-Code

30120000

Angebotsfrist

21. Sep 2026, 08:00

Erfüllung der Anforderungen des Umweltzeichens "Blauer Engel" spätestens bei Vertragsabschluss durch Vorlage eines "Blauer-Engel-Zertifikates" oder eines geeigneten Nachweises (in deutscher Sprache) von unabhängigen Stellen, welches den Anforderungen des "Blauen Engels" mit den neuesten Vergabekriterien entspricht.

Losbezug: 2026-43

Patronatserklärung des Herstellers zur Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft (dient der Risikoabsicherung bei einem Ausfall des Auftragnehmers).

Losbezug: 2026-43

Autorisierungsnachweis des Herstellers für Vertrieb und Wartung (bezieht sich auf die Berechtigung und generelle Eignung als Händler)

Losbezug: 2026-43

Kosten gemäß Preisblatt, Anlage 1

Losbezug: 2026-43

Systemkriterien, Anlage 2a Die Wichtigkeit der Kriterien für die Bewertung ergeben sich aus: sehr wichtig = 3 Punkte, wichtig = 2 Punkte, weniger wichtig = 1 Punkt Geschwindigkeit im Simplexdruck in ppm (Schwarz/Weiß) "sehr wichtig (3 Punkte)" Geschwindigkeit im Duplexdruck in ppm (Schwarz/Weiß) "sehr wichtig (3 Punkte)" Geschwindigkeit im Simplexdruck in ppm (Farbe) "sehr wichtig (3 Punkte)" Geschwindigkeit im Duplexdruck in ppm (Farbe) "sehr wichtig (3 Punkte)" Dauer bis zum Druck/Kopie der 1. Seite nach Anschalten des Geräts? "wichtig (2 Punkte)" Dauer bis zum Druck/Kopie der 1. Seite aus dem Sleep-Modus? "sehr wichtig (3 Punkte)" Dauer bis zum Druck/Kopie der 1. Seite aus Stand-By-Modus? "sehr wichtig (3 Punkte)" "Anzahl der Papierbehälter (ohne Einzelblatteinzug) in der angebotenen Ausstattung" "wichtig (2 Punkte)" "Papiervorrat insgesamt in Blatt in der angebotenen Ausstattung" "sehr wichtig (3 Punkte)" Papiergrammaturen aus Kasette (60-160 g/m2) "wichtig (2 Punkte)" Papiergrammaturen aus Einzelblatteinzug (60-220 g/m2,) "wichtig (2 Punkte)" Hauptspeicherkapazität "sehr wichtig (3 Punkte)" Festplattenkapazität (wenn vorhanden) "weniger wichtig (1 Punkt)" SD-Speicherkapazität (wenn vorhanden) "weniger wichtig (1 Punkt)" Werden die Festplatten regelmäßig gelöscht oder mehrfach überschrieben? "sehr wichtig (3 Punkte)" Werden die Druckdaten verschlüsselt übertragen? "wichtig (2 Punkte)" Technische Gesamtlebensdauer des Geräts (in Seiten) "wichtig (2 Punkte)" Welche Scan-Formate (z.B. jpeg, PDF) bieten Sie an? "sehr wichtig (3 Punkte)" In welchen Formaten kann die OCR-Erkennung speichern? "weniger wichtig (1 Punkt)"

Losbezug: 2026-43

Software- und Bedienungskriterien, Anlage 2b Die Wichtigkeit der Kriterien für die Bewertung ergeben sich aus: sehr wichtig = 3 Punkte, wichtig = 2 Punkte, weniger wichtig = 1 Punkt Verwenden Sie einen Universaltreiber (gewünscht) in Ihrem Angebot, der alle A4-MFP und A3-MFP bedienen kann? "sehr wichtig (3 Punkte)" Kann auf allen Farbgeräten die Voreinstellung des S/W-Drucks zentral vom Administrator eingestellt werden? "sehr wichtig (3 Punkte)" "Welche Administrationssoftware enthält Ihr Angebot? Löst diese auch die Tonerbestellung aus?" - "WelcheFollow-Me-Print-Lösung enthält Ihr Angebot? Löst diese auch die Tonerbestellung aus?" - "Verwenden Sie ein Kundenpotal? In den Schulen? In der Verwaltung? " "sehr wichtig (3 Punkte)" Erfolgt das Hosting des Kundenportals in der EU (DSGVO)? "sehr wichtig (3 Punkte)" Ist der Hoster des Kundenportals nach ISO 27001 zertifiziert? "sehr wichtig (3 Punkte)" Ist die Administrationssoftware und die automatische Tonerbestellung hersteller- und geräteunabhängig? "sehr wichtig (3 Punkte)" Ist die Follow-Me-Print-Lösung hersteller- und geräteunabhängig? "sehr wichtig (3 Punkte)" Können Anwender ihre Transponder über die allgemeine Nutzerkennung selber an den Systemen registrieren? "sehr wichtig (3 Punkte)" Werden Systempasswörter zentral in der Administrationslösung verwaltet? "weniger wichtig (1 Punkt)" Werden die Konfigurations-Einstellungen der Geräte als Backup gespeichert, um diese im Falle eines Gerätetauschs direkt aufspielen zu können? "wichtig (2 Punkte)" Wie kann der AG auf die Bestandsdaten der eingesetzten Geräte zugreifen: Geräte-ID; Standort; Typ; Zählerstände (getrennt nach S/W u. Farbe); IP-Adresse? "wichtig (2 Punkte)" Wie kann der AG die abgerechneten Zählerstände überprüfen? "sehr wichtig (3 Punkte)" Wie werden die regelmäßigen Berichte über die Auslastung der Systeme zur Verfügung gestellt? "wichtig (2 Punkte)" "Wie viele Kostenstellen kann Ihre Lösung verwalten? " "weniger wichtig (1 Punkt)" Wie kann die Bezeichnung der Kostenstellen erfolgen (möglichst Freitext)? "sehr wichtig (3 Punkte)" Wie erfolgt die Zuordnung der Druckaufträge auf die Kostenstellen in der Verwaltung? "sehr wichtig (3 Punkte)" Wie erfolgt die Zuordnung der Druckaufträge auf die Kostenstellen in den Schulen? "sehr wichtig (3 Punkte)" Was für ein Bedienpanel verwenden die Geräte? (Tasten, Touchscreen, Graustufen, farbig ...)? "sehr wichtig (3 Punkte)" Kann das Panel auf den AG angepasst werden, z.B. mit Logoeinbindung? "weniger wichtig (1 Punkt)" Können unterschiedlichen Anwendern unterschiedliche Funktionen zugewiesen werden? "weniger wichtig (1 Punkt)" Wie wird das Adressenverzeichnis in der Verwaltung aktualisiert? "sehr wichtig (3 Punkte)" Wie wird das Adressenverzeichnis in den Schulen aktualisiert? "wichtig (2 Punkte)" Kann gescannt werden während das System druckt? "wichtig (2 Punkte)" Können Druckaufträge am System gelöscht werden? "sehr wichtig (3 Punkte)" Können Druckaufträge am System unterbrochen werden? "sehr wichtig (3 Punkte)"

Losbezug: 2026-43

Servicekriterien, Anlage 2c Die Wichtigkeit der Kriterien für die Bewertung ergeben sich aus: sehr wichtig = 3 Punkte, wichtig = 2 Punkte, weniger wichtig = 1 Punkt Ist das Vertriebs-Unternehmen nach ISO 27001 (Informationssicherheits-Management) zertifiziert? "sehr wichtig (3 Punkte)" Wo ist Ihr Servicestützpunkt für die Stadt Greven (Nähe?) "sehr wichtig (3 Punkte)" Wie viele auf die angebotenen Systeme geschulte Servicetechniker beschäftigt der Stützpunkt? "sehr wichtig (3 Punkte)" Ist die persönliche Serviceannahme mit einem definierten Ansprechpartner für den AN verbunden? "sehr wichtig (3 Punkte)" Gibt es eine einzige Hotline-Nummer für unterschiedliche Anfragen (z.B. Störungen, Tonerbestellungen, Wartungsfragen, Abrechnungsfragen)? "sehr wichtig (3 Punkte)" Kann der Auftraggeber die Dokumentation der Servicecalls und die Wartungsprotokolle einsehen? "sehr wichtig (3 Punkte)" Wie kann der AG die Tonerbestellungen und Tonerlieferungen nachvollziehen? "sehr wichtig (3 Punkte)" Werden Schulungsunterlagen online zur Verfügung gestellt? "weniger wichtig (1 Punkt)" Gibt es Video-Tutorials? "weniger wichtig (1 Punkt)"

Losbezug: 2026-43

Umweltkriterien, Anlage 2d Die Wichtigkeit der Kriterien für die Bewertung ergeben sich aus: sehr wichtig = 3 Punkte, wichtig = 2 Punkte, weniger wichtig = 1 Punkt Ist das Hersteller-Unternehmen nach ISO 14001 - Umweltmanagementsystemnorm zertifiziert? "weniger wichtig (1 Punkt)" Werden Toner-Kartuschen/Tinten-Behälter wieder verwendet ? "wichtig (2 Punkte)" "Werden die Geräte in Europa produziert? Erfolgt die Endmontage in Europa?" "wichtig (2 Punkte)" Werden die Tonerkartuschen/Tintenbehälter in Europa produziert? "wichtig (2 Punkte)" Verfügt der Hersteller der Geräte über eine Wiederaufbereitungseinrichtung für die Geräte in Europa? "wichtig (2 Punkte)" Stromverbrauch im Stand-by (Bereitschaft) in Watt "sehr wichtig (3 Punkte)" Stromverbrauch im Betrieb in Watt "wichtig (2 Punkte)" "Geräuschentwicklung im Stand-by (Schallleistungspegel LWA in dB(A))" "sehr wichtig (3 Punkte)" "Geräuschentwicklung im Betrieb (Schallleistungspegel LWA in dB(A))" "wichtig (2 Punkte)" Wie hoch ist der Anteil an recycelten Materialien (z.B. Kunststoffen) in den Geräten? "wichtig (2 Punkte)" Wie hoch ist der Anteil an recycelteten Materialien (z.B. Kunststoffen) in den Tonerkartuschen? "wichtig (2 Punkte)" Werden die Geräte nach Vertragsende wieder aufbereitet und neu vermarktet? "wichtig (2 Punkte)"

Losbezug: 2026-43